Zgodnie z art. 3 Ustawy o notariacie czynności notarialnych notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej. Czynność notarialna może być dokonana także w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności. Czynności poza kancelarią stanowią wyjątek od zasady, że są one dokonywane w kancelarii. Notariusz dokonując oceny czy zachodzi szczególna okoliczność bądź szczególny jej charakter, nie może jedynie oceniać wygody klienta w wyborze miejsca podpisania aktu. Czym więc charakteryzują się czynności bądź jak ocenić szczególne okoliczności, które mogą uzasadnić zawarcie aktu w miejscu wskazanym przez klienta?
Zgromadzenia spółek czy zebrania wspólnot mieszkaniowych, można uznać za czynności o szczególnym charakterze. Na takich zgromadzeniach i zebraniach może być od kilku do nawet kilkudziesięciu osób. Nie zawsze kancelaria jest w stanie pomieścić wszystkich wspólników, akcjonariuszy czy członków wspólnoty w swoim biurze i w takich sytuacjach wskazane jest aby to notariusz dojechał do miejsca zwołanego zgromadzenia.
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego szczególne okoliczności, uzasadniające przyjazd notariusza do klienta to między innymi zły stan zdrowia klienta, jego unieruchomienie bądź zakaz przemieszczania się. W takich sytuacjach, gdy osoba musi pozostać w określonym miejscu a konieczne jest przeprowadzenie czynności wymagającej formy aktu notarialnego, notariusz może przybyć do miejsca wskazanego i przeprowadzić czynność poza kancelarią.
Tak więc czynności notarialne mogą być przeprowadzone nie tylko w kancelarii. W szczególnej sytuacji notariusz może przyjechać do domu klienta, do szpitala, domu opieki czy nawet zakładu karnego. Do najczęstszych czynności przeprowadzanych poza kancelarią należą protokoły zgromadzeń wspólników i akcjonariuszy spółek, pełnomocnictwa wymagające formy aktu notarialnego, testamenty w formie aktu notarialnego oraz umowy darowizny nieruchomości.
W celu przeprowadzenia aktu notarialnego poza kancelarią prosimy o wcześniejszą konsultację telefoniczną z kancelarią notarialną, wyjaśnienie dlaczego nie może czynność zostać dokonana w kancelarii i uzgodnienie dalszych kroków by skutecznie i sprawnie dokonać określonej czynności. Za dokonanie czynności poza kancelarią, notariusz, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, może zwiększyć swoje wynagrodzenie za każdą godzinę niezbędną do dokonania tej czynności od opuszczenia kancelarii do powrotu.